Работодатели должны выплачивать заработную плату своим сотрудникам два раза в месяц. Первая часть выплаты называется авансом. Существует одна особенность – трудовое законодательство не содержит понятия аванса. Трудовой кодекс утверждает, что первая сумма является непосредственно зарплатой. Как же тогда быть с авансом, каковы общие правила начислений и расчетов?
Существуют положения ч. 6 ст. 136 ТК РФ, по которым заработная плата выплачивается не реже чем каждые полмесяца. Конкретная дата выплаты заработной платы устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором или трудовым договором не позднее 15 календарных дней со дня окончания периода, за который она начислена.
В Письме от 23.09.2016 № 14-1/ООГ-8532 Минтруд отметил, что документы, которыми могут устанавливаться дни выплаты заработной платы, в ст. 136 ТК РФ перечисляются через запятую, то есть законодатель подчеркивает равнозначность данных документов, в любом из которых может быть решен вопрос о днях выплаты заработной платы.
Ст. 136 ТК РФ с рядом новых поправок от законодательных органов предполагает следующие правила по расчету:
Положение о премировании – может быть предусмотрено, что выплата работникам премии по итогам определенного системой премирования периода осуществляется в месяце, следующем за отчетным, а выплата премии по итогам работы за год – в марте следующего года (письма Минтруда РФ от 23.09.2016 № 14-1/ООГ-8532, от 21.09.2016 № 14-1/В-911, от 15.09.2016 № 14-1/10/В-6568).
Согласно разъяснениям Минтруда, приведенным в Письме от 03.02.2016 № 14-1/10/В-660 «О размере и сроках выплаты заработной платы, в том числе за полмесяца», Трудовой кодекс устанавливает требование о максимально допустимом промежутке времени между выплатами частей заработной платы при регламентации относительно вопроса конкретных сроков ее выплаты на уровне работодателя.
Недопустимо устанавливать вместо конкретного дня выплаты зарплаты период, в течение которого она может выплачиваться (Письмо Минтруда РФ от 28.11.2013 № 142242).
Когда работодатели выплачивают зарплату один раз в месяц на основании соответствующих заявлений работников, в соответствии с ч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ им грозит штраф:
Повторное нарушение влечет наложение административного штрафа в более крупном размере (для должностных лиц – от 20 000 до 30 000 руб., для юридических лиц – от 50 000 до 100 000 руб.). Это предусмотрено ч. 7 ст. 5.27 КоАП РФ. Вместо штрафа возможна дисквалификация должностного лица на срок от одного года до трех лет.
Иногда выплата прописана нормативными актами локального характера, но денежные суммы выдаются с задержками. Работодатель аналогично несет материальную ответственность для компенсации ущерба работникам организации.
Если сроки выплат нарушены, то компенсация проводится за все дни просрочки. Размеры рассчитываются согласно действующим ставкам Центрального банка и фактически не выплаченным денежным суммам.
В общей практике есть несколько стандартных способов расчета аванса работнику в первой половине месяца. Можно использовать формулу расчета в пропорциональном соотношении отработанному периоду, в процентах оклада, фиксированных суммах.
В Письме от 05.08.2013 № 1441702 при рассмотрении вопроса об определении размера зарплаты работника за первую половину месяца Минтруд подтвердил, что размеры аванса ТК РФ не регулирует.
Способы расчета зарплаты за первую половину месяца:
Работодатель должен учитывать фактически отработанное сотрудником время (Письмо Минтруда РФ от 03.02.2016 № 14-1/10/В-660, Письма Минтруда РФ от 21.09.2016 № 14-1/В-911 и Роструда от 26.09.2016 № Т3/580261).
В учреждении установлен срок выплаты заработной платы за первую половину месяца 20-го числа. Правилами внутреннего трудового распорядка организации предусмотрено, что аванс выплачивается работнику за вычетом исчисленного НДФЛ.
Рассчитаем сумму аванса за март 2017 года для работников с учетом фактически отработанного ими времени.
* В учреждении установлена пятидневная рабочая неделя. В марте 2017 года 22 рабочих дня.
** Работник был на больничном с 1 по 7 марта 2017 года.
*** Работник находился в ежегодном оплачиваемом отпуске.
В установленный срок (18.03.2017, так как 20.03.2017 пришелся на выходной день) необходимо будет выплатить работникам аванс в следующем размере:
В Письме Минздравсоцразвития от 25.02.2009 № 222709, при авансовом методе начисления заработной платы за каждую половину месяца заработная плата должна начисляться примерно в равных суммах.
Работодатель самостоятельно регулирует способы расчетов, но на практике наиболее популярен именно учет фактических данных по каждому сотруднику. Налог на доход физических лиц не будет вычитаться из аванса.
Работнику установлен оклад в размере 30 000 руб. Предположим, что работнику не положены вычеты НДФЛ, следовательно сумма налога – 3 900 руб. Сравним суммы выплат при выплате аванса в размере 40 и 50%.
При такой методике по процентам от оклада требуется проводить начисления приблизительно в равных суммах, но не учитывать все премиальные выплаты. Если точно учитывать рекомендации, то учитывать лучше всего именно 50%. Вне зависимости от такого фактора аванс принято учитывать в размере 40%. Вполне логичная закономерность, ведь тогда зарплата, даже с учетом налога на доходы физических лиц, не будет меньше.
Если оставить аванс на уровне 50%, то одна из частей зарплаты будет значительно меньше. Именно поэтому возникнут трудности с установлением приблизительно равных частей выплат.
В обязательном порядке обратите внимание на тот фактор, что если работник был в командировках или на больничном, то рассчитывать процентное соотношение для аванса не нужно.
Что касается фиксированной денежной суммы аванса, этот вопрос был рассмотрен в законодательных актах еще в 2016 году. Подобные вопросы находятся в компетенции Министерства труда. Можно сделать вывод, что расчеты и в таком случае не будут приемлемы для государственных учреждений и будет уместно подобрать другую форму. Разъяснения Министерства финансов обосновывают эту позицию.
Вопрос о расчете фиксированной суммы для выплаты зарплаты авансовым методом работнику организации государственного сектора был рассмотрен Минфином в Письме от 29.03.2016 № 020705/17670.
За последнее время со стороны Минфина и ФНС поступило множество разъяснений, согласно которым с аванса удерживать НДФЛ не надо (письма ФНС РФ от 29.04.2016 № БС-4-11/7893, от 24.03.2016 № БС-4-11/4999, Минфина РФ от 27.10.2015 № 030407/61550).
Даже если аванс начисляют в последние дни месяца, то НДФЛ рассчитывать не нужно.
Денежную сумму полученного работником организации аванса не требуется указывать в формах налогов на доходы физических лиц. НДФЛ важно указать одной суммой при проведении окончательных расчетов по заработной плате. Иногда все равно случаются ситуации с возможностью получения аванса 40% и удержания налогов.
В разделе 2 формы 6-НДФЛ бухгалтер должен отразить показатели следующим образом:
Такие особенности вполне реальны, когда у сотрудника есть нерабочие праздничные дни и время, которое фактически не было отработано. Бухгалтеры указывают данные на последнее число месяца или точную дату удержания НДФЛ.
Если налоги не рассчитываются своевременно, то бухгалтеру предприятия требуется подать письменное объяснение в соответствующие органы.